Collaborer avec une agence de voyage d’affaires devient aujourd’hui indispensable pour les entreprises car cela leur permet de bénéficier d’une organisation optimale de leurs déplacements professionnels. Cependant, avec de nombreuses agences qui existent sur le marché, faire le choix de la bonne agence semble être une tâche fastidieuse. Comment choisir ainsi une agence adaptée à vos attentes ? Cela dépend de nombreux critères que nous allons développer ci-dessous.
La réputation et la crédibilité
La plupart des agences peuvent vous offrir une prestation de gestion de voyages d’affaires en tant qu’option ou activité annexe. Vous devez donc prioriser les agences qui se spécialisent entièrement sur les déplacements professionnels pour pouvoir bénéficier d’une offre plus complète et plus satisfaisante.
Pour pouvoir choisir parmi ces agences spécialisées, vous devez vous baser sur leur réputation et leur crédibilité. Vous disposez de classements d’agences fiables et réputées que vous pouvez trouver en accédant à des forums spécialisés.
Vous pouvez aussi faire vos recherches au niveau des sites des agences en surveillant essentiellement les avis clients. C’est un élément essentiel qui pourra déterminer de la bonne ou la mauvaise réputation d’une agence en termes de gestion des voyages d’affaires.
La disponibilité et les prises d’initiative
Vous devez aussi vous focaliser sur les éléments suivants : la disponibilité et l’initiative engagée. Une agence de voyages d’affaires ne va tout simplement pas vous proposer à l’aveugle ses offres mais veillera à prendre l’initiative de s’informer et de comprendre vos besoins et vos habitudes en matière de déplacements professionnels.
Vous devez alors privilégier une agence qui soit capable de répondre efficacement à toutes vos nécessités et qui puisse être à votre disposition lorsque vous le souhaitez. Elle doit être accessible de jour comme de nuit, 7j/7 et 24h/24 pour répondre à vos demandes.
Optez pour une agence qui pourra prendre également des initiatives dans le traitement des faits suivants :
- Retard de vol
- Annulation de vol
- Oubli de réservation
Elle doit pouvoir être capable de gérer les imprévus en vous trouvant des solutions flexibles de dernières minutes.
Un vaste réseau de collaborateurs
Vous devez également vous tourner vers une agence de voyages d’affaires qui saura présenter un large réseau de partenaires. C’est essentiel pour pouvoir trouver une offre adéquate, surtout lorsque l’on a des exigences bien précises.
En collaborant avec de nombreux fournisseurs, une agence de voyages d’affaires peut alors vous proposer un inventaire plus riche en ce qui concerne les possibilités d’hébergement, de vol sur les différentes compagnies aériennes, ou encore, de transport durant le voyage. Choisissez ainsi une agence qui pourra vous offrir une multitude de possibilités flexibles.
Des tarifs avantageux et une facilité de paiement
Vous devez aussi considérer le budget que vous souhaitez allouer à votre voyage professionnel. Il faut savoir que les frais de voyage peuvent être considérables s’ils ne sont que peu évalués lors de votre organisation de voyage.
Vous devez donc opter pour une agence dont les prix vous sont plus accessibles et surtout qui correspondent à votre budget. À cela s’ajoute la facilité de paiement afin de simplifier les procédures.
Des prestations annexes
Enfin, prêtez attention aux prestations et services annexes que peuvent offrir l’agence de voyages d’affaires. Ce sont des véritables plus qui peuvent faire toute la différence lors de votre choix. Si vous estimez que ces services vous facilitent la vie et vous avantagent en matière d’optimisation de coûts ou de gestion des voyages, alors vous avez trouvé l’agence qu’il vous faut.
Il est important d’opter pour une agence professionnelle qui s’implique dans la réussite de votre mission. Comme service annexe qu’elle peut proposer, vous avez par exemple la recherche de salles de réunion ou l’organisation de séminaires pour vos collaborateurs. Dans le cas où vous êtes en déplacement pour une prospection clientèle, elle peut même vous renseigner quant aux lieux où vous rendre afin d’accomplir votre mission.